Cómo enfocar a su equipo en tareas productivas


Crédito de la imagen: Jacob Lund / Shutterstock

Hemos entrado en un mundo donde el talento siempre será escaso. Una de sus principales prioridades para 2019 debe ser crear un plan concreto para identificar y eliminar las actividades que los empleados no realizarán en 2020, para que su principal talento pueda concentrarse en las cosas que importan.

¡Feliz 2019! Probablemente ha estado saturado de artículos sobre las principales tendencias y predicciones para 2019. Creo que las condiciones comerciales han evolucionado hacia un mundo de escasez de talento permanente. A medida que los negocios se vuelven cada vez más digitales, los programadores expertos tienen una gran demanda. Debes invertir en atraer y retener talento de clase mundial, pero solo será más difícil.

Por lo tanto, en 2019, también debe invertir para asegurarse de que su talento existente está haciendo lo que los contrató. Cualquier otra cosa es un desperdicio de sus recursos. Sin embargo, muy pocos líderes organizacionales realmente toman el tiempo para escribir un plan que identifique claramente y se centre en actividades que no realizará en este momento en 2020. Aunque suena contraintuitivo, descubrir cómo hacer menos debería ser uno de sus objetivos. las prioridades más altas en 2019. ¿Cómo debería hacer para "hacer menos?"

Comience con sus operaciones diarias

Puede parecer obvio, pero las operaciones cotidianas son donde los empleados pasan la mayor parte del tiempo. Mire a su alrededor las actividades cotidianas y rutinarias que realizan los empleados. Te garantizo que encontrarás docenas de oportunidades para cambiar lo que los empleados hacen todos los días. Aquí hay tres áreas a considerar:

1. Eliminar tareas innecesarias.

Obviamente, si puedes dejar de realizar actividades específicas por completo, es una victoria fácil. Sin embargo, espero que sus empleados estén trabajando principalmente en cosas que son necesarias para el negocio y que no haya muchas actividades que eliminar.

2. Subcontratar tareas no básicas

Externalizar las actividades no esenciales cuando sea posible. La administración de beneficios y el soporte de asistencia técnica de TI no son actividades que diferencien sus productos a los clientes. Si aún no lo ha hecho, considere la posibilidad de subcontratar algunas de estas tareas para liberar a las personas para que trabajen en las cosas que importan.

3. Invertir en automatización de procesos.

Las computadoras están ganando en Jeopardy, diagnosticando enfermedades y conduciendo autos. Con los procesos centrales automatizados, puede generar reducciones de costos del 50 por ciento o más. Lo que es más importante, eliminará las prácticas comerciales obsoletas, liberará a los empleados de las tareas manuales tediosas y les permitirá centrarse en el trabajo que importa.

Casos de uso

Una vez que examina sus operaciones, generalmente es fácil encontrar rápidamente oportunidades donde la automatización de procesos de negocios reduce el trabajo y ahorra tiempo. Aquí hay algunos ejemplos de clientes con los que he trabajado:

  1. Un distrito escolar K-12 encontró que los maestros perdieron el tiempo persiguiendo a los supervisores para obtener aprobaciones. Por ejemplo, encontrar la aprobación para un viaje programado o una solicitud de pedido. Una solución automatizada y de bajo costo ha eliminado este paso que lleva mucho tiempo y los maestros ahora pasan más tiempo enseñando.

  2. Una práctica médica digitalizó sus formas de ingesta de pacientes más comunes. Ahora, los pacientes completan la información electrónicamente. El personal de la oficina ya no tiene que revisar los errores y los médicos obtienen de 2 a 4 horas por semana de importancia crucial ya que no están esperando el papeleo. Eso significa que los médicos pasan más tiempo atendiendo a los pacientes.

  3. En un proveedor de vivienda independiente, el paquete de incorporación de nuevos empleados había aumentado a 40 artículos debido a los requisitos reglamentarios. Tardó horas en completarse, y el personal de Recursos Humanos tuvo que verificar todo, volver a ingresar los datos en los sistemas y presentar los formularios W-4 e I-9. El proceso electrónico lo redujo a solo 30 minutos. Ahora, Recursos Humanos se enfoca en hacer productivo al nuevo empleado.

  4. Una empresa de construcción descubrió que las órdenes de compra tomaban largos períodos de tiempo. Esto se debe a que las personas usaron números de pieza o precios unitarios incorrectos, información que está disponible electrónicamente en SQL. Ahora tienen un proceso de PO automatizado que se conecta a SQL, lo completa y elimina los errores. Como resultado, los empleados no están esperando a que las piezas y los proyectos se realicen más rápido.

¿Suena familiar? He visto ejemplos como este en todas partes y su organización probablemente no sea una excepción. También sé que es casi imposible cambiar a menos que usted, como líder de la organización, haga de esto una prioridad explícita.

Baratas, herramientas simples ya están disponibles.

El moderno software de flujo de trabajo hace que la automatización de procesos sea accesible para todos. Ya he escrito sobre plataformas visuales de código bajo que facilitan la automatización sin contratar programadores costosos. No hay razón para esperar y te debes a ti mismo comenzar hoy.

Conclusión

La guerra por el talento es real y permanente: los ganadores serán aquellas organizaciones que puedan atraer, retener y aprovechar al máximo el talento disponible para ellos. Deje de perder el tiempo de los empleados en procesos manuales con soluciones alternativas.

La automatización de procesos utilizando una plataforma visual moderna tiene el potencial de ser un cambio de juego para su organización. Si eres inteligente, reinvertirás los ahorros en iniciativas digitales para que puedas continuar cosechando los beneficios de la transformación digital.

Ashish Deshpande

CEO de frevvo Inc. Ayudando a las empresas a lograr eficiencia operativa con formas dinámicas y automatización de flujo de trabajo. Doctorado de la Universidad de Yale

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