No envíe un primer borrador: escriba para su lector



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Escribir & nbsp; con & nbsp; las necesidades de su lector en mente puede ayudar a asegurar que obtenga lo que está pidiendo.

Getty

Este artículo es parte de la serie "No enviar un primer borrador".

Hay diferentes tipos de escritura para diferentes audiencias y diferentes propósitos: con mucha frecuencia las personas olvidan a la audiencia real y solo escriben de forma genérica, como si no hubiera lectores.

Encuestado

En la primera entrega de la "No envíe un primer borrador" series, nos fijamos en obteniendo su pedido claro Antes de que escribas. Pero tu pedido es solo la mitad de la fórmula de comunicación. La otra mitad, por supuesto, es tu lector. Si su pregunta es clara, su lector debe entender lo que usted quiere que haga. Ahora es el momento de trabajar para convencerlo de que realmente lo haga. Para hacer eso, tienes que escribe para tu lector.

Es sorprendente lo fácil que es olvidarse de su lector. Incluso con un correo electrónico muy corto, tiende a centrarse en lo que quiere en lugar de lo que su lector necesita. Y cuanto más largo y complejo sea su documento, más probabilidades tendrá de perder de vista a su lector.

Ya sea que esté planeando un documento o editando un borrador, es crucial que lo vea desde el punto de vista de su lector. Cada lector tiene un punto de vista único, y cuanto mejor lo entienda, más exitosa será su comunicación. Debe considerar tres factores si desea comprender el punto de vista de su lector:

& middot; & nbsp; & nbsp; & nbsp; & nbsp; & nbsp; & nbsp; Relación. ¿Cuál es tu relación con tu lector? ¿Es tu lector tu jefe, tu cliente, tu subordinado? ¿Tu lector tiene que hacer lo que le pides o tienes que convencerlo?

& middot; & nbsp; & nbsp; & nbsp; & nbsp; & nbsp; & nbsp; Información. ¿Cuánta información tiene tu lector sobre el tema sobre el que estás escribiendo? ¿Cuánto necesita suministrar? ¿Cuánta información necesita su lector para tomar la acción que usted desea que tome?

& middot; & nbsp; & nbsp; & nbsp; & nbsp; & nbsp; & nbsp; Actitud. ¿Qué pensará tu lector de tu mensaje? ¿Será entusiasta, cauteloso, hostil, indiferente? ¿Qué expectativas tendrá? ¿Qué hay en ello para él?

Estos tres factores a menudo están entrelazados, pero pensar en ellos por separado puede ayudarlo a comprender el impacto de cada uno. Veamos algunos ejemplos.

Lin trabaja para una firma de consultoría de TI y está preocupado de que su cliente le esté ocultando información. Él está escribiendo a su jefe, Marion, y a su contacto con el cliente, Dave, para tratar de resolver el problema.

Hola marion

Me estoy topando con un problema con el grupo de ventas, particularmente Dave. Creo que está ocultando datos sobre algunas transacciones. Sospecho que el margen en algunos de sus complejos acuerdos no fue tan bueno como debería haber sido. La supervisión ha sido deficiente, por lo que han podido mantener esto en secreto. No podemos completar el análisis a menos que tengamos información completa, y cualquier recomendación que hagamos será sesgada si tenemos datos incorrectos. Seguiré con Dave y te mantendré informado.

Lin

Y aquí Lin plantea el mismo problema con su contacto con el cliente, Dave:

Hola Dave,

Estuve revisando los datos anoche y tengo problemas para rastrear un par de ofertas. Queremos ver todas las transacciones en conjunto, por lo que no me preocupa centrarme en los detalles de ninguna transacción en particular, pero necesitamos tener datos sobre todas ellas. ¿Puede ayudarme a encontrar la información sobre las ofertas de Morton y Julu para incorporar el análisis? Feliz de saltar al teléfono si eso ayudara.

Realmente aprecio su apoyo a lo largo de este proyecto.

Lin

Lin tiene que caminar una línea fina aquí y atender las necesidades de estos dos lectores diferentes. Con su jefe, Marion, puede ser franco sobre lo que sospecha: que alguien en el cliente está ocultando datos para protegerse. También tiene que hacerle saber qué está en riesgo desde su punto de vista: que los datos incompletos pueden afectar los resultados de su análisis y hacer que entreguen recomendaciones inferiores. Con el contacto del cliente, Dave, Lin tiene que plantear el problema de los datos faltantes de una manera no amenazadora para obtener cooperación; no puede obligar a Dave a entregar la información. Lin le dice a Dave que están mirando los datos en conjunto en lugar de estudiar los detalles de los acuerdos individuales, lo que debería tranquilizarlo y no se enfocará en ningún error que pudiera haber cometido. Lin describe diferentes apuestas con los dos lectores diferentes. Marion está preocupada por el éxito del proyecto. Dave probablemente está más preocupado por cubrir su parte trasera, por lo que Lin elogia el apoyo de Dave para el proyecto.

No hay garantía de que Dave cooperará, y no hay manera de asegurarle a Dave que no se le hará responsable por ningún problema con sus acuerdos, pero Lin ha hecho todo lo posible por anticipar las preocupaciones de Dave y disiparlas.

Veamos otro ejemplo. Christa trabaja para un pequeño minorista cuyo sitio web se ha expandido dramáticamente en los últimos años. El sitio web comenzó como un complemento del catálogo impreso de la compañía hace años, y ahora es el principal canal de ventas. El equipo de Christa está & nbsp; abrumado y quiere que su jefe, Mary, brinde ayuda para que el equipo mantenga el contenido del sitio web.

Hola Mary,

Realmente necesitamos ayuda con el sitio web. No podemos mantenernos al tanto del volumen de cambios en las descripciones de productos en el sitio. Inicialmente, tenía sentido que el asistente de marketing los mantuviera. Pero como nos hemos expandido tanto, creo que es hora de echar otro vistazo.

Ted está inundado. Además, ahora tenemos tantas categorías de productos diferentes que no tenemos una plantilla coherente para ellos o una voz coherente. Falta información en las descripciones de los productos, y Ted tiene que lidiar con las consultas telefónicas que llegan.

Creo que deberíamos considerar contratar a un contratista con el fin específico de limpiar todas las descripciones de los productos y publicar nuevos a medida que avanzamos. Probablemente podríamos usar a una persona a tiempo completo para cuidar el sitio y las descripciones de los productos, pero como primer paso podríamos contratar a un contratista. Ted y yo podríamos crear una plantilla e intentar redondear el contenido faltante a medida que el contratista lo identifica.

¿Tienes tiempo para hablar de esto la próxima semana?

Gracias,

Christa

Christa está comprensiblemente frustrada por la situación. Si observa la actitud de Christa en este borrador, se enfoca casi exclusivamente en lo que necesita, y no ha tenido en cuenta cuál podría ser la actitud de Mary: no está escribiendo para su lector, está escribiendo para sí misma.

¿Qué podría pensar María sobre el mensaje de Christa? Primero, le costará dinero contratar a un contratista, y quizás incluso a un empleado permanente de tiempo completo. El mensaje de Christa deja algunas preguntas importantes sin respuesta. Christa dice que Ted está inundado, pero ¿por qué? Y si Christa y Ted tienen tiempo para crear una plantilla y encontrar el nuevo contenido, ¿por qué no pueden simplemente actualizar las descripciones? La primera respuesta de María es probablemente "No."

Christa no ha pensado en esta probable respuesta, porque en realidad no ha considerado cuál podría ser la actitud de Mary hacia la idea. Ahora digamos que se ha tomado un tiempo para considerar a su lector además de su pregunta, y que va a escribir para su lector.

Hola Mary,

¿Podemos reservar algo de tiempo la próxima semana para hablar sobre la gestión del sitio web? Nos hemos expandido tanto que el trabajo ha superado la forma en que lo concebimos inicialmente, y creo que contratar un contratista a tiempo parcial podría satisfacer nuestras necesidades sin ser demasiado caro.

Estamos teniendo los siguientes problemas:

& middot; & nbsp; & nbsp; & nbsp; & nbsp; & nbsp; & nbsp; Las descripciones de los productos en el sitio no son consistentes, especialmente en todas las categorías.

& middot; & nbsp; & nbsp; & nbsp; & nbsp; & nbsp; & nbsp; Estas descripciones inconsistentes de los productos resultan en una voz inconsistente en línea, por lo que no estamos implementando realmente el trabajo de marca que hicimos el año pasado.

& middot; & nbsp; & nbsp; & nbsp; & nbsp; & nbsp; & nbsp; Faltan contenidos en muchas descripciones de productos y, como resultado, Ted está dedicando mucho tiempo a responder consultas telefónicas.

& middot; & nbsp; & nbsp; & nbsp; & nbsp; & nbsp; & nbsp; Las descripciones de productos inconsistentes e incompletas hacen que los clientes tengan una mala experiencia en línea.

& middot; & nbsp; & nbsp; & nbsp; & nbsp; & nbsp; & nbsp; Ted está gastando su tiempo en ponerse al día en lugar de avanzar en nuestro marketing. Es inteligente y tiene buenas ideas, y no lo contratamos para que ingresara datos o contestara teléfonos.

Esto es lo que sugiero:

& middot; & nbsp; & nbsp; & nbsp; & nbsp; & nbsp; & nbsp; Tú, Ted y yo deberíamos crear una plantilla para las descripciones de los productos que refleje la personalidad de la marca que trabajamos el año pasado.

& middot; & nbsp; & nbsp; & nbsp; & nbsp; & nbsp; & nbsp; Una vez que tengamos eso, podríamos contratar a una persona a tiempo parcial en forma de contrato para revisar el sitio, ajustar las descripciones de los productos para que cumplan con la nueva plantilla y marcar el contenido faltante.

& middot; & nbsp; & nbsp; & nbsp; & nbsp; & nbsp; & nbsp; Una vez que hayamos limpiado las cosas, podemos decidir a dónde ir a partir de ahí.

Haré un seguimiento mañana para ver si podemos incluir algo en el calendario.

¡Gracias!

Christa

En esta versión revisada, Christa ha pensado en la posible respuesta de Mary. ¿Qué hay para Mary ahora? Más que solo más dinero saliendo por la puerta. La propuesta actual brinda la oportunidad de implementar la marca en la que ya han invertido, una mejor experiencia en línea para los clientes y el potencial de utilizar a Ted para lo que fue contratado. Christa proporcionó información sobre lo que Ted está haciendo día a día. Christa ha pensado más en la situación y se ha dado cuenta de que es posible que no necesiten al contratista para siempre y que no necesiten otra persona de tiempo completo, pero si es así, Mary entenderá por qué.

Cómo escribir para su lector

Si le gusta planificar antes de escribir, este truco puede ayudarlo a diseñar su mensaje para atraerlo a su lector. En un artículo anterior de esta serie, vimos cómo aclarar la pregunta. & nbsp; Asegúrese de tener claro exactamente por qué está escribiendo y luego intente completar estas dos oraciones muy útiles:

Mi propósito es _______ para que mi lector pueda _______.

Mi lector necesita entender _______ para poder hacer eso.

Si ya tiene un borrador que está revisando, intente leerlo desde el punto de vista de su lector. Pregúntese:

Si yo fuera [insert name of reader], Pensaría _______.

Si yo fuera [insert name of reader], Me gustaría saber _______.

Si yo fuera [insert name of reader], Reaccionaria mejor si _______.

Tanto para los planificadores como para los editores, ponerse en el lugar de su lector puede ayudarlo a anticipar objeciones y conectarse más exitosamente con su lector .

Resumen: Escriba para su lector

Cuando piense cómo puede satisfacer las necesidades y expectativas de su lector, considere estas variables:

& middot; & nbsp; & nbsp; & nbsp; & nbsp; & nbsp; & nbsp; Relación: ¿Quién es mi lector, y cuál es su relación conmigo? ¿Tiene que hacer lo que yo pido?

& middot; & nbsp; & nbsp; & nbsp; & nbsp; & nbsp; & nbsp; Información: ¿Cuánta información tiene mi lector sobre mi tema? ¿Cuánto fondo tengo que proporcionar para ayudarlo a entender? ¿Qué tipo de información le gustará?

& middot; & nbsp; & nbsp; & nbsp; & nbsp; & nbsp; & nbsp; Actitud: ¿Cuál es la actitud probable de mi lector respecto a lo que estoy diciendo? ¿Será receptiva o resistente? ¿Qué información debo incluir para persuadirla?

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Escribir teniendo en cuenta las necesidades de su lector puede ayudar a asegurar que obtenga lo que está pidiendo.

Getty

Este artículo es parte de la serie "No enviar un primer borrador".

Hay diferentes tipos de escritura para diferentes audiencias y diferentes propósitos: con mucha frecuencia las personas olvidan a la audiencia real y solo escriben de forma genérica, como si no hubiera lectores.

Encuestado

En la primera entrega de la serie "No enviar un primer borrador", consideramos cómo aclarar su pedido antes de escribir. Pero tu pedido es solo la mitad de la fórmula de comunicación. La otra mitad, por supuesto, es tu lector. Si su pregunta es clara, su lector debe entender lo que usted quiere que haga. Ahora es el momento de trabajar para convencerlo de que realmente lo haga. Para hacer eso, tienes que escribe para tu lector.

Es sorprendente lo fácil que es olvidarse de su lector. Incluso con un correo electrónico muy corto, tiende a centrarse en lo que quiere en lugar de lo que su lector necesita. Y cuanto más largo y complejo sea su documento, más probabilidades tendrá de perder de vista a su lector.

Ya sea que esté planeando un documento o editando un borrador, es crucial que lo vea desde el punto de vista de su lector. Cada lector tiene un punto de vista único, y cuanto mejor lo entienda, más exitosa será su comunicación. Debe considerar tres factores si desea comprender el punto de vista de su lector:

· Relación. ¿Cuál es tu relación con tu lector? ¿Es tu lector tu jefe, tu cliente, tu subordinado? ¿Tu lector tiene que hacer lo que le pides o tienes que convencerlo?

· Información. ¿Cuánta información tiene tu lector sobre el tema sobre el que estás escribiendo? ¿Cuánto necesita suministrar? ¿Cuánta información necesita su lector para tomar la acción que usted desea que tome?

· Actitud. ¿Qué pensará tu lector de tu mensaje? ¿Será entusiasta, cauteloso, hostil, indiferente? ¿Qué expectativas tendrá? ¿Qué hay en ello para él?

Estos tres factores a menudo están entrelazados, pero pensar en ellos por separado puede ayudarlo a comprender el impacto de cada uno. Veamos algunos ejemplos.

Lin trabaja para una firma de consultoría de TI y está preocupado de que su cliente le esté ocultando información. Él está escribiendo a su jefe, Marion, y a su contacto con el cliente, Dave, para tratar de resolver el problema.

Hola marion

Me estoy topando con un problema con el grupo de ventas, particularmente Dave. Creo que está ocultando datos sobre algunas transacciones. Sospecho que el margen en algunos de sus complejos acuerdos no fue tan bueno como debería haber sido. La supervisión ha sido deficiente, por lo que han podido mantener esto en secreto. No podemos completar el análisis a menos que tengamos información completa, y cualquier recomendación que hagamos será sesgada si tenemos datos incorrectos. Seguiré con Dave y te mantendré informado.

Lin

Y aquí Lin plantea el mismo problema con su contacto con el cliente, Dave:

Hola Dave,

Estuve revisando los datos anoche y tengo problemas para rastrear un par de ofertas. Queremos ver todas las transacciones en conjunto, por lo que no me preocupa centrarme en los detalles de ninguna transacción en particular, pero necesitamos tener datos sobre todas ellas. ¿Puede ayudarme a encontrar la información sobre las ofertas de Morton y Julu para incorporar el análisis? Feliz de saltar al teléfono si eso ayudara.

Realmente aprecio su apoyo a lo largo de este proyecto.

Lin

Lin tiene que caminar una línea fina aquí y atender las necesidades de estos dos lectores diferentes. Con su jefe, Marion, puede ser franco sobre lo que sospecha: que alguien en el cliente está ocultando datos para protegerse. También tiene que hacerle saber qué está en riesgo desde su punto de vista: que los datos incompletos pueden afectar los resultados de su análisis y hacer que entreguen recomendaciones inferiores. Con el contacto del cliente, Dave, Lin tiene que plantear el problema de los datos faltantes de una manera no amenazadora para obtener cooperación; no puede obligar a Dave a entregar la información. Lin le dice a Dave que están mirando los datos en conjunto en lugar de estudiar los detalles de los acuerdos individuales, lo que debería tranquilizarlo y no se enfocará en ningún error que pudiera haber cometido. Lin describe diferentes apuestas con los dos lectores diferentes. Marion está preocupada por el éxito del proyecto. Dave probablemente está más preocupado por cubrir su parte trasera, por lo que Lin elogia el apoyo de Dave para el proyecto.

No hay garantía de que Dave cooperará, y no hay manera de asegurarle a Dave que no se le hará responsable por ningún problema con sus acuerdos, pero Lin ha hecho todo lo posible por anticipar las preocupaciones de Dave y disiparlas.

Veamos otro ejemplo. Christa trabaja para un pequeño minorista cuyo sitio web se ha expandido dramáticamente en los últimos años. El sitio web comenzó como un complemento del catálogo impreso de la compañía hace años, y ahora es el principal canal de ventas. El equipo de Christa está abrumado y quiere que su jefe, Mary, brinde ayuda al equipo que mantiene el contenido del sitio web.

Hola Mary,

Realmente necesitamos ayuda con el sitio web. No podemos mantenernos al tanto del volumen de cambios en las descripciones de productos en el sitio. Inicialmente, tenía sentido que el asistente de marketing los mantuviera. Pero como nos hemos expandido tanto, creo que es hora de echar otro vistazo.

Ted está inundado. Además, ahora tenemos tantas categorías de productos diferentes que no tenemos una plantilla coherente para ellos o una voz coherente. Falta información en las descripciones de los productos, y Ted tiene que lidiar con las consultas telefónicas que llegan.

Creo que deberíamos considerar contratar a un contratista con el fin específico de limpiar todas las descripciones de los productos y publicar nuevos a medida que avanzamos. Probablemente podríamos usar a una persona a tiempo completo para cuidar el sitio y las descripciones de los productos, pero como primer paso podríamos contratar a un contratista. Ted y yo podríamos crear una plantilla e intentar redondear el contenido faltante a medida que el contratista lo identifica.

¿Tienes tiempo para hablar de esto la próxima semana?

Gracias,

Christa

Christa está comprensiblemente frustrada por la situación. Si observa la actitud de Christa en este borrador, se enfoca casi exclusivamente en lo que necesita, y no ha tenido en cuenta cuál podría ser la actitud de Mary: no está escribiendo para su lector, está escribiendo para sí misma.

¿Qué podría pensar María sobre el mensaje de Christa? Primero, le costará dinero contratar a un contratista, y quizás incluso a un empleado permanente de tiempo completo. El mensaje de Christa deja algunas preguntas importantes sin respuesta. Christa dice que Ted está inundado, pero ¿por qué? Y si Christa y Ted tienen tiempo para crear una plantilla y encontrar el nuevo contenido, ¿por qué no pueden simplemente actualizar las descripciones? La primera respuesta de María es probablemente "No."

Christa no ha pensado en esta probable respuesta, porque en realidad no ha considerado cuál podría ser la actitud de Mary hacia la idea. Ahora digamos que se ha tomado un tiempo para considerar a su lector además de su pregunta, y que va a escribir para su lector.

Hola Mary,

¿Podemos reservar algo de tiempo la próxima semana para hablar sobre la gestión del sitio web? Nos hemos expandido tanto que el trabajo ha superado la forma en que lo concebimos inicialmente, y creo que contratar un contratista a tiempo parcial podría satisfacer nuestras necesidades sin ser demasiado caro.

Estamos teniendo los siguientes problemas:

· Las descripciones de los productos en el sitio no son consistentes, especialmente en todas las categorías.

· Estas descripciones de productos inconsistentes dan como resultado una voz inconsistente en línea, por lo que no estamos implementando realmente el trabajo de marca que hicimos el año pasado.

· Falta contenido en muchas descripciones de productos y, como resultado, Ted está dedicando mucho tiempo a responder consultas telefónicas.

· Las descripciones de productos inconsistentes e incompletas hacen que los clientes tengan una mala experiencia en línea.

· Ted está gastando su tiempo en ponerse al día en lugar de avanzar en nuestro marketing. Es inteligente y tiene buenas ideas, y no lo contratamos para que ingresara datos o contestara teléfonos.

Esto es lo que sugiero:

· Tú, Ted y yo deberíamos crear una plantilla para las descripciones de los productos que refleje la personalidad de la marca que trabajamos el año pasado.

· Una vez que tengamos eso, podríamos contratar a una persona a tiempo parcial en forma de contrato para revisar el sitio, hacer que las descripciones de los productos cumplan con la nueva plantilla y marcar el contenido faltante.

· Una vez que hayamos limpiado las cosas, podemos decidir a dónde ir a partir de ahí.

Haré un seguimiento mañana para ver si podemos incluir algo en el calendario.

¡Gracias!

Christa

En esta versión revisada, Christa ha pensado en la posible respuesta de Mary. ¿Qué hay para Mary ahora? Más que solo más dinero saliendo por la puerta. La propuesta actual brinda la oportunidad de implementar la marca en la que ya han invertido, una mejor experiencia en línea para los clientes y el potencial de utilizar a Ted para lo que fue contratado. Christa proporcionó información sobre lo que Ted está haciendo día a día. Christa ha pensado más en la situación y se ha dado cuenta de que es posible que no necesiten al contratista para siempre y que no necesiten otra persona de tiempo completo, pero si es así, Mary entenderá por qué.

Cómo escribir para su lector

Si le gusta planificar antes de escribir, este truco puede ayudarlo a diseñar su mensaje para atraerlo a su lector. En un artículo anterior de esta serie, analizamos cómo aclarar el pedido. Asegúrese de tener claro exactamente por qué está escribiendo y luego intente completar estas dos oraciones muy útiles:

Mi propósito es _______ para que mi lector pueda _______.

Mi lector necesita entender _______ para poder hacer eso.

Si ya tiene un borrador que está revisando, intente leerlo desde el punto de vista de su lector. Pregúntese:

Si yo fuera [insert name of reader], Pensaría _______.

Si yo fuera [insert name of reader], Me gustaría saber _______.

Si yo fuera [insert name of reader], Reaccionaria mejor si _______.

Tanto para los planificadores como para los editores, ponerse en el lugar de su lector puede ayudarlo a anticipar objeciones y conectarse más exitosamente con su lector .

Resumen: Escriba para su lector

Cuando piense cómo puede satisfacer las necesidades y expectativas de su lector, considere estas variables:

· Relación: ¿Quién es mi lector, y cuál es su relación conmigo? ¿Tiene que hacer lo que yo pido?

· Información: ¿Cuánta información tiene mi lector sobre mi tema? ¿Cuánto fondo tengo que proporcionar para ayudarlo a entender? ¿Qué tipo de información le gustará?

· Actitud: ¿Cuál es la actitud probable de mi lector respecto a lo que estoy diciendo? ¿Será receptiva o resistente? ¿Qué información debo incluir para persuadirla?